3506박현소

Viona는 직장인의 업무 효율성을 극대화하고, 사용자가 빠르고 효율적으로 업무를 수행할 수
있도록 돕는 혁신적인 솔루션을 제공합니다. 자동화된 일정관리, 문서 작성, 정보 검색 기능을 통해 업무를 더욱 체계적으로 처리할 수 있습니다. 또한, 직급별 맞춤형 챗봇 지원과 개인화된 설정, 알림 기능을 통해 사용자 개개인의 필요와 선호에 맞춘 서비스를 제공합니다.

Viona와 함께라면 직장인들이 스트레스를 줄이고, 보다 편리한 삶을 누릴 수 있습니다.

Research

잡코리아에 따르면, 중소기업에 입사한 신입사원 중 17.1%가 입사 1년이 안돼 조기퇴사하는 것으로 나타났다.기업들이 어렵게 직원을 채용했지만 신입사원 5명중 1명이 기업과 직무에 적응하지 못하고 회사를 떠나는 것이다.이에 많은 기업들이 신입직원 온보딩 교육의 필요성을 인지하고 있지만 교육 전담 인력 등의 부족으로 인해이를 실시하는 기업은 많지 않다.

-박원석, “잡코리아 우리들파트너스와 제휴… '신입 직원 조기퇴사 방지 위한 온보딩 교육 지원'”, 2024.03.13

실제 직장인 업무 시간의 30%가 내부 및 외부 정보 검색에 사용되고 있으며, 직장인의 30%가 리소스 관리의 어려움을 호소하고, 60%가 자료를 찾고 활용하는 데 스트레스를 받는다고 밝혔다. 문서 업무의 비효율로 발생되는 시간 낭비로 인해 직원 1천 명 기준 기업 당 매년 300억 원의 손실이 발생하는 것이다.
더불어 직장인의 33%가 문서 버전 관리의 어려움을 느끼고, 49%가 어디에 문서를 저장해야 할지 난감하다고 응답했으며, 43%가 문서 협업과 공유 체계의 문제가 있다고 인식한다고 답했다. 지식 관리의 비효율로 발생되는 중복 자료 작성으로 인해 매년 50억 원의 손실이 발생한다.

-고나리, “新세대 협업 툴 비즈니스캔버스, 문서 업무의 디지털 전환(DT) 선도”, 2022.04.28.

Persona

Ideation

System Map

Branding

Main function screen

일정 관리 기능은 사용자에게 오늘과 금주의 업무 및 회의 일정을 제공하며, 회사에서 입력된 일정 정보를
알림으로 공유하고 변경된 일정이나 종료된 일정은 실시간으로 반영해 정확한 일정 정보를 제공합니다.
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일정 캘린더를 통해 선택한 날짜의 일정을 확인하고 현재 진행 중인 프로젝트 공지사항에 빠르게 접근할 수
있으며, 일정의 지속 기간을 볼 수 있습니다.
금주의 일정에서는 업무나 회의의 첨부파일을 다운로드하고 회의 정보를 제공하며, 사용자가 일정이 끝난 경우 수동으로 종료 여부를 선택할 수 있습니다. 또한, 선택한 일정의 알림을 On/Off 할 수 있습니다.

일정 관리 기능을 통해 사용자들은 효율적으로 일정을 관리하고 중요한 업무를 놓치지 않을 수 있습니다.

챗봇 기능은 직급에 따라 맞춤형으로 제공되어, 다양한 직급의 직원들이 필요한 정보를 쉽고 빠르게 얻을 수 있도록 돕습니다.
직급은 '인턴~사원(사회초년생)', '대리~부장(중간관리자)', '대표 및 임원' 세 가지로 나뉘며, 각 직급에 맞춘 맞춤형 서비스를 제공합니다. 또한 상단의 달력 아이콘을 통해 날짜별로 채팅 이력을 이동할 수 있습니다.

인턴~사원(사회초년생)
사회초년생을 위한 맞춤형 업무 가이드를 제공하여, 새로운 환경에 빠르게 적응할 수 있도록 돕습니다. 주요 기능으로는 업무 프로세스 안내, 사용해야 할 도구와 환경에 대한 설명, 그리고 업무 관련 Q&A Chat이 포함됩니다. 이를 통해 박지민 사원과 같은 신입 직원들은
업무 중 궁금한 점이나 어려움을 신속하게 해결할 수 있으며, 필요한 정보를 쉽게 찾을 수 있습니다. 예를 들어, CRM 프로젝트 진행 과정 이해, 회의 일정 준비, 그리고 Notion의 기본적인 사용 방법 등에 대한 자세한 설명을 챗봇을 통해 받을 수 있습니다.

대리~부장(중간관리자)
중간관리자급 직원들을 위해 업무 지원과 효율성을 높이는 다양한 기능을 제공합니다. 이 챗봇은 중간관리자들의 업무 프로세스를 안내하고, 업무 계획 수립 및 일정 조정에 도움을 줍니다. 또한, Q&A Chat을 통해 전략적 의사 결정을 지원하며, 중요한 결정에 필요한 정보를 제공받을 수 있습니다. 이를 통해 중간관리자는 팀의 성과를 높이고, 효과적으로 팀을 관리할 수 있습니다.

대표 및 임원
고위 경영진을 위한 챗봇은 업무 계획 수립과 일정 조정 지원과 전략적 의사 결정을 돕는 기능을 제공합니다. 경영진은 이를 통해 회사의 중요한 결정을 내리는 데 필요한 정보를 신속하게 얻을 수 있으며, 기업의 전반적인 전략을 수립하는 데 있어 도움을 받을 수 있습니다.

챗봇 기능은 모든 직원들이 자신의 역할에 맞는 맞춤형 지원을 받을 수 있도록 설계되어 있어, 회사 전체의 효율성과 생산성을 높이는 데 기여합니다.

문서 작성 기능은 사용자가 채팅바에 입력한 내용을 AI 비서가 문서로 작성해주는 기능입니다. 예를 들어, "스마트 제조 시스템 도입
프로젝트 기획서 예시를 작성해주세요."라고 요청하면 AI가 해당 기획서(목표, 일정 표 등의 내용 포함)의 예시를 작성해줍니다.
첨부 파일(자료 조사 내용이나 그래프 등)을 채팅바의 업로드 아이콘을 통해 업로드하면 이를 바탕으로 보고서, 기획서 등을 작성하거나
표와 그래프를 생성해줍니다.

글자 수 세기를 해 작성된 문서의 공백포함과 공백제외로 알려줍니다. 또 작성한 문서 파일을 첨부하여 맞춤법 검사를 받을 수 있습니다.
공유 아이콘을 통해 사내 상사나 동료의 이메일로 공유할 수 있습니다. 다운로드 아이콘을 통해 docx, hwp, pdf, xlsx, pptx 파일 형식
으로 저장할 수 있습니다. 또 복사 아이콘을 통해 문서를 복사할 수 있으며, 표나 그래프는 Excel 파일로 별도로 다운로드 받을 수 있습니다.

상단의 달력 아이콘을 통해 날짜별로 문서 작성 이력을 확인할 수 있습니다. 템플릿 생성 기능을 통해 원하는 템플릿을 다운로드 받을 수
있습니다. 작성 문서가 너무 길면 ‘접기’, ‘펼치기’ 버튼을 통해 문서를 접었다 펼칠 수 있습니다.

이러한 문서 작성 기능은 직원들이 필요한 문서를 빠르고 정확하게 작성할 수 있도록 도와주어 업무 효율성을 크게 향상시킵니다.

정보 검색 기능은 정보 검색 기능은 7가지 카테고리(일정 및 회의, 공지 사항, 업무 문서 및 자료, 결제 정보, 업계 동향 및 경쟁사, 회사 정책 및 절차, 마케팅 자료) 중 원하는 카테고리를 선택해 맞춤형 검색을 할 수 있습니다.

사내나 외부의 자료를 정보 검색을 통해 찾아줍니다. 사내의 경우, 사내 문서 관리 시스템(DMS)에 저장된 보고서, 기획서, 제안서, 데이터 그래프 등의 자료를 찾아줍니다. 외부의 경우, 인터넷 검색을 통해 찾은 관련 기사나 보고서 등을 링크를 통해 찾아줍니다.

자료 파일은 상단의 다운로드 아이콘이나 자료 설명의 파일명을 클릭하여 다운로드 받을 수 있으며, 기타 도움이 될 만한 자료의 ‘링크’를 클릭하면 인터넷을 통해 검색한 자료들의 하이퍼링크가 제공되며, 원하는 자료를 클릭해 관련 기사나 보고서 등을 확인할 수 있습니다.

필터링(연도나 시기, 자료 분야(보고서, 기획서, 제안서, 그래프 등), 검색 결과를 자료 파일로 받을지 인터넷 링크로 받을지 선택 가능)을 통해 원하는 자료에 더 근접한 정보를 AI 비서가 찾아줍니다. 또 상단의 달력 아이콘을 통해 날짜별로 문서 작성 이력을 확인할 수 있습니다.

정보 검색 기능은 직원들이 필요로 하는 자료를 신속하게 찾아 업무에 활용할 수 있도록 도와주어 업무 효율성을 크게 향상시킵니다.